◆草月流展 出品完全マニュアル:追加記事 出品要項のメール送付依頼について

 草月流展出品完全マニュアルその1で書いているように、草月流展の出品説明会には行かずに、草月流本部から出品要項をメールで送ってもらって、申し込み用紙などの必要書類を入手することができます。
 忙しい方、遠方のかたなどは、大変便利だと思いますので、利用の方法や、送付申し込み後の流れなどを紹介したいと思います。(デメリットもありますが、それも記事の中で紹介します)

※管理人は、実際に活用したことがあります。
※メール送付のほかに、郵送・FAX送付があります。
草月展出品完全マニュアルその1その2その3その4その5その6その7その8その9もあわせてごらんください。

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◆メール送付依頼は、事業課に申し込む

 出品要項のメール送付依頼は、草月流本部の事業課に申し込みます。
 そんなに急いで申し込む必要はありませんが、説明会の数日前までには申し込んでおくのが理想です。説明会当日や前日でも悪くは無いですが、私は経験的に、本部がバタバタしている日の重要な申し込みは得策ではないと思っています。
 事業課の電話番号やメールアドレスは、「草」の流展出品説明会の告知が出る号には必ず載っています。(※「草」とは、草月会員の内部紙です。例年、6月号くらいから載ります)
 連絡の方法は、電話でも、メールでもどちらでも受け付けています。申し込みの際には、
●会員番号
●氏名
●希望送付方法
を申告します。

※後述しますが、私は一度メール送付依頼で「送付もれ」を食らったことがあります。単純に、送付名簿から私が抜け落ちたらしいんですが、電話口の担当者さんは、「メールで依頼をいただいていれば、もれる可能性は低かった」というようなニュアンスのことを言いました。私は、「電話で申し込み」だったのです。どっちにしろ、もれたのは先方のミスのはずですが、このような言い訳を聞かずに済むように、メールで依頼申し込みをするほうが安全なのではないでしょうか。

◆説明会後でも、出品要項は申し込める

 上に、「説明会の数日前までに申し込んでおくのが理想」と書きましたが、説明会後でも、メール送付依頼は受け付けてもらえます。
 ただし、草月展は申し込み順で出品を受付けますので、あまり遅いと「締め切りました」と言われる可能性があります。早いときには、説明会当日で満席に近くなることもあり、特に理由が無いならば、「説明会後」が良い理由は一つもありません。「後」にするならば、やむをえない場合に限りましょう。(出せても出せなくても、どっちでもいいやという人は別ですが……)
 反対に、「説明会後」でも、ぜひ依頼をかけてみたら良いと思えるケースは、「ものすごく出品したいのに、出せない理由があって諦めていた」人が、「説明会後に、出品可能になった」というような場合などです。
 もう過ぎてしまったから……と諦めず、事業課に連絡してみましょう。事業課が、「今からでも大丈夫です」と言ってくれたなら、ぜひ要項を送ってもらいましょう。そういう場合には、何といってもメールのスピードは郵送に勝ります。担当者さんが多忙でなければ、最短で数分後くらいに出品要項がご自身のPCに到着するでしょう。そのままPCから出品申し込みすれば、申込書の請求から、出品申し込みまで、それこそ数分で完了することも可能です。

◆出品要項は、PDFファイルで送られてくる

 出品要項は、PDFファイルを添付されて送られてきます。内容は、
●説明会当日の家元のコメントほか、説明会の内容
●応募要項
●申込書
●デッサン用紙
↑基本的には、このようになります(特殊な企画があるような年は、何か増えるかもしれません)。必要なものは各自で印刷して記入することになります。
 印刷は、何枚でも好きなだけできますから、「1申し込み」を「複数の出品書類」にすることもできます。特に、本部に断りもなく、増やして希望者(ご自分の門下生など)に配ってOKです。

◆出品要項が届くのは、早ければ説明会の当日

 人に聞いたところによれば、郵送と同様に、説明会当日に届くのだそうです(私は送付を忘れられたので、後日とどきました)。
 郵送の場合もそうですが、本部は「説明会に出席できない人にも、できるだけ出席者との時間差を作らずに申し込み書類を届けたい」と思っている意向が感じられますので、会の終了後、そう時間をかけずに送信しているのではないでしょうか。
 なので、「最短で申し込みしたい」と考えているなら、説明会の終了予定時刻を過ぎたら、こまめにメールチェックし、着信したらすぐに申込書を書いて、添付ファイルにして返信すれば、出席者とあまり変わらない時間で出品申し込みができます。

◆デッサン用紙は、「普通紙」に印刷してかまわない

 説明会で配られるデッサン用紙(郵送で来るデッサン用紙も)は、厚手のずいぶん立派な紙です。しかし、メール送付のデッサン用紙は、家のプリンタで出力するので、普通紙とか、コピー用紙とかいう、一番一般的な印刷用紙でかまいません。

◆メール送付依頼のデメリット

 メール送付依頼には、郵送の場合と同様、スピード的には説明会出席者にはかなわないというデメリットがあります。当然、それを承知してのメール依頼なのですが、「説明会当日に申し込めない場合もあり得る」ということは注意するべきです。
 家のPCにメールを送ってもらう依頼をしたとして、帰宅が遅くなれば、「当日申し込み不可」になることもあるでしょう。その場合、当日で申し込みが定員を超えてしまえば、出品できなくなる可能性さえあります。もしも、説明会出席者に申し込みを頼めるなら、そうした方が良い場合もありますので、この点は出品者本人の判断にかかってきます。

◆もしも、出品要項が届かなかったら(届かなかった管理人の体験談です)

 メール送付依頼の注意書きには、郵送の注意書きには入っている「○○日になっても届かなかったら一報ください」の文言がありません(2011年現在)。
 私は、この罠にはまり、不達のまま数日待ってしまいました。そして、「あのう、まだ届きませんが」と電話したときには、すでに満席の状態でした。
 私が数日待ったのは、「まだ間に合うだろう」という甘い考えもありましたが、主として「2〜3日届かない程度で電話したら申し訳ないのではないか」という遠慮の念でした。このときに、満席ではあったものの、キャンセルが出たのをいち早く連絡してもらえたために、出品自体は可能しなりましたが、希望の花席サイズは諦めることになりました。
 本部は、メールが不達だったところで、「こっちの責任なので席を増やします」とは言ってくれません。これに関しては、いろいろ面白い話がありますが、まあここに書くのはやめましょう。

 という目にあいたくなければ、説明会当日にメールチェックし、夕方になっても届いていなければ電話するのが安全策です。それも、会館の業務終了時間前にしなければ意味がありません。帰られちゃったらおしまいです。

◆届いた出品要項に不明点があったら

 届いた出品要項に不明な点があったら、できるだけ早く事業課に問い合わせましょう。すごく明快に、親切に答えてくれます。
 もしも、送付物に足りないものがあったら、それもできるだけ早く事業課に申告しましょう。

◆私は、今後はメール送付依頼はいたしません

 私は、一度痛い目にあってしまったので、もう二度とメール送付依頼は使いませんし、人にすすめようとも思いません。個人的には、「やめた方がいい」と言いたい気持ちです。
 しかし、実際に何の問題もなく便利に使っている人がほとんどのはずなので、「こういうこともできる」という意味でこの項目を設けました。
 もしも、今後私と同じ経験をした人の話を聞くことがあれば、このページは削除しようと思っています。

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